Definiciones:
- Bases de Licitación:
(Administrativas, Técnicas
y Económicas) Son aquellas disposiciones,
antecedentes y/o documentos que integren
el llamado a Licitación, las cuales
pueden comprender desde Ficha de Licitación
(creada por el Portal automáticamente)
hasta documentos anexos incorporados
por el encargado de cada licitación.
- Apertura:
proceso administrativo y electrónico
a través del cual se consignan las ofertas
que participaran de la licitación y
cuales quedaran fuera indicando los
motivos de esta exclusión, de acuerdo
a lo indicado en Bases de Licitación.
- Oferta:
(Administrativas, Técnicas y Económicas)
Es la proposición entregada por el licitante,
ajustada a los antecedentes y requerimientos
suministrados en las respectivas Bases
de Licitación.
- Adjudicación
: Es aquel acto administrativo
mediante el cual la Corporación acepta
y asigna una Propuesta determinada,
en los términos señalados en las Bases
de Licitación, conforme a la normativa
vigente. La adjudicación puede ser total
o parcial.
- Elaboración
de Bases de Licitación
Cada Jefe de Área una
vez tomada la decisión de realizar un
proyecto debe elaborar las bases de la
licitación y su publicación en la Web,
o en su defecto, designar un responsable
para esto.
Para adquisiciones menores a 100 UTM,
no será necesario para iniciar el proceso
de licitación la confección de bases,
estas podrán ser con términos de referencia
o especificaciones técnicas.
Antecedentes para la elaboración
de las Bases de Licitación:
Los antecedentes mínimos que regirán el
proceso de licitación son:
- Descripción del producto
o servicio a adquirir.
- Tipos de Participantes
de la Licitación. Persona Natural, Persona
Jurídica
- Modalidad de la Propuesta.
- Plazos: Vigencia exigida
de la Oferta y plazo exigido de contrato.
- Cantidad, Tipo y Montos
de las Garantías (en los casos que corresponda).
- Determinación de Modo
de Pago con Orden de Compra o por Contrato.
- Tipo, Monto y definición
de las Multas.
- Calendarización de
la Licitación.
- Exigencias según cada
licitación.
- Creación
de Licitación en Mercado Público.
El responsable debe realizar
el proceso completo de licitación en el
portal para crear la licitación, subiendo
toda la información necesaria y exigida
por la página (portal). Una vez realizado
y finalizado este proceso, se le envía
electrónicamente una solicitud de autorización
al Director de Administración y Finanzas
y/o Jefe de Contabilidad para publicar
la licitación, firmándola electrónicamente
en el portal de mercado público.
En los casos en que las licitaciones no
sean aprobadas por quien corresponda,
estos deben comunicar el responsable de
la licitación los motivos por los cuales
fue rechazadas, y si corresponde solicitar
correcciones en la misma o el cierre de
esta.
- Publicación
Licitación
Una vez que la licitación
sea aprobada, el responsable de la licitación
procede a publicar en portal (de acuerdo
a lo indicado en manual mercado público).
- Proceso
de Apertura.
En la fecha indicada
en bases de licitación, se realizará el
acto de apertura electrónica, en la que
debe participar una comisión evaluadora
de CODEDUC, que cuenta con la participación
de:
- Responsable de la
licitación.
- Jefe del área de la
licitación.
- Director de Administración
y Finanzas o Jefe de Contabilidad.
- Departamento Jurídico
de la Corporación solo cuando sea necesario.
- Para adquisiciones
menores o iguales a 100 UTM, el proceso
de apertura, se realizara solo por el
encargado de la licitación.
El proceso de apertura
puede se puede constituir en Una Etapa
o en Dos Etapas:
En una Etapa: Este proceso
consiste en revisar todos los antecedentes
subidos al portal y/o entregados por los
oferentes (tanto administrativos, técnicos
y económicos) en un solo acto. En esta
evaluación se seleccionarán las ofertas
que cumplan con todas las especificaciones
solicitadas en las bases y que continúan
en proceso y quienes quedarán fuera de
acuerdo a lo evaluado y requerido a través
de las mismas bases. Dentro del análisis
del aspecto económico, se seleccionará
siempre a aquellos oferentes que propongan
la oferta más conveniente para la calidad
del bien o servicio, solo en casos fundamentados
y analizados por la comisión se optará
por otra alternativa.
- En dos Etapas:
Se puede constituir en 2 etapas de apertura,
en la primera etapa se procede a revisar
las ofertas administrativas y/o técnicas
seleccionando las ofertas que cumplan
con las bases administrativas y técnicas,
sólo las ofertas aceptadas pasan a la
segunda etapa de apertura de las bases
En la evaluación de las ofertas económicas
se debe considerar lo dicho en el punto
anterior (En una Etapa; Valor v/s Calidad).
El proceso anterior cuenta
con un registro “Apertura Electrónica”
el que queda archivado en el portal de
forma digital, puede ser revisado buscándolo
por número de licitación.
- Evaluación
de ofertas
Una vez realizada la
apertura de las licitaciones de los oferentes
seleccionados, el responsable de la licitación
revisará los antecedentes y construirá
una carpeta con la siguiente información:
Bases de la Licitación, resumen de las
ofertas, cuadros comparativos, y propuesta
de Empresa Seleccionada. Una vez preparada
la carpeta, ésta es presentada al Director
de Administración y Finanzas y/o Jefe
de Contabilidad (dependiendo si este último
participado en la apertura de las licitaciones)
y al Asesor Jurídico. Por otro lado se
le envía electrónicamente una solicitud
de autorización al Director de Administración
y Finanzas y/o Jefe de Contabilidad para
aceptar la Oferta Seleccionada, firmándola
electrónicamente.
- Adjudicación.
Dependiendo de los montos
de las licitaciones será el Director de
Administración y Finanzas o el Directorio
de la CODEDUC quienes decidan la empresa
adjudicataria. Para licitaciones superiores
o iguales 1000 UTM estas se deben presentar
al directorio para su decisión, entre
100 y menores a 1000 UTM autoriza Director
de Administración y Finanzas con aprobación
previa del Gerente de Codeduc esta aprobación
queda estampada a través de su firma en
la carpeta de la empresa adjudicada, menor
a 100 UTM autoriza Director de Administración
y Finanzas, a través de autorización electrónica.
Una vez aprobada por el Directorio o Director
de Administración y Finanzas, éste procede
a autorizar electrónicamente la adjudicación,
a través del Portal, El responsable de
la Licitación realiza el proceso de adjudicación
de acuerdo a lo indicado en el Portal,
el cual arroja automáticamente un registro
denominado “Acta de Adjudicación”, este
documento deberá ser guardado en la carpeta
de dicha licitación, este proceso no rige
para adquisiciones menores de 100 UTM.
- Firma de
Contrato.
Una vez adjudicada la
propuesta, se procede a firmar contrato
con el Representante Legal de la empresa
adjudicada y Representante Legal de la
Corporación, previo a esto se deben cumplir
requisitos que hayan sido indicados en
las bases de licitación, como boletas
de garantía, presentación de muestras,
confección de piloto, etc., este documento
debe indicar:
- Trabajos a Realizar.
- Duración del Contrato.
- Garantías (montos
y vigencia).
- Obligaciones del Contratista.
- Valor y Formas de
Pago del contrato.
- Monto de Anticipo
(cuando corresponda).
- Multas.
- Aumento de plazos
y/u obras y servicios adicionales.
Una vez elaborado este
documento y visado por el Departamento
Jurídico CODEDUC, se procede a la firma
de todos los participantes en triplicado,
estas copias se derivan a: Depto. Jurídico,
Empresa Contratista y una copia
al Jefe Depto. a cargo de licitación y
al Dpto. de Contabilidad para ejecutar
los pagos.
En el caso de no ser necesario contrato,
este será respaldado por la emisión de
la respectiva orden de compra.
H. Control y Ejecución de los
productos adquiridos
- Los controles para
licitaciones de bienes adquiridos, se
realizarán según lo establecido en el
Procedimiento de Compras PR-AF-07, punto
“Recepción de Mercaderías o Servicios”.
- Para controles y ejecución
de Obras de DAI: El control de obras
lo realiza la I.T.O., a través del registro
en el Libro de Obra, de las distintas
etapas y avances de la obra, desde la
entrega oficial de terreno, hasta Recepciones
provisorias y definitivas, atrasos,
multas, etc. Una vez ejecutados los
trabajos y terminado el plazo para éste,
se dará curso a la Recepción Provisoria
de las obras, donde se indicarán las
observaciones que surjan de la ejecución
de los trabajos, en caso de proceder
se indicará el plazo máximo para subsanar
las mismas. Una vez subsanadas dichas
observaciones se dará curso a la Recepción
Definitiva, a través de la cual se dará
término a dicho Contrato, permitiendo
dar curso a pagos pendientes.
Informe
Final
Una vez Ejecutados los trabajos, I.T.O.,
elabora informe final indicando las fechas
de ambas recepciones, indicando las observaciones
fijadas en la Recepción Provisoria, el
plazo para subsanarlas y la fecha de Recepción
Definitiva. Este informe lo entrega a
jefe Depto. quien informa al Director
de Administración y Finanzas.
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